分業化した業務をRPA自動化で業務改善した事例！

当社では様々業界や職種のお客様の自動化のお手伝いをさせていただいています。RPAは業務の繰り返し頻度が多いほど効果が出やすいため、大手企業では積極的に導入が進められていますが、大企業であるがゆえに部門ごとのローカルルールや分業化によって業務が複雑化しているケースも散見されます。
今回は飲食業界の大手クライアントで分業化した業務をRPA自動化によって改善した事例をご紹介します。

分業化した業務をRPA自動化するには？

分業化された業務について、改善効果が大きいのになぜ改善がなかなか進まないのでしょうか？業務改善が進まない理由としては、以下２点が考えられます。

1. 部署間の調整に時間がかかる
2. RPAを理解している意思決定者の不在

上記①②を踏まえて、分業化における業務について、以下3点に１つでも当てはまりましたら、ぜひ業務改善をご検討ください。弊社では以下①～③の問題を解消し、業務改善を行ってきた実績があります！

1. 1つの業務に対して分業化を行っており、部署間の連携が不可欠である
2. 各部署の担当者が不在または業務が遅れた場合、業務が滞る
3. 分業化されているため、自動化を要件定義する責任の所在が不明瞭

分業化した業務のRPA導入事例

事例：各部署で出力したデータを一つのExcelを更新し、グラフ化したデータを各部署で閲覧する

＜改善前の業務フロー＞

1. A部署がメーカー別データを抽出し、Excelデータを更新した後に、B部署に報告する
2. 報告をもらったB部署が、国内外の輸入データを抽出しExcelのデータを更新
3. C部署は、マスターデータの内容に更新があった場合、マスターデータを抽出する。Excelのデータを更新した後に、Ｂ部署に連絡する
4. ①～➂のデータが更新されたらB部署がグラフを更新する

＜改善後の業務フロー＞

1. RPAがメーカー別データを抽出する
2. RPAが国内外の輸入データを抽出する
3. RPAがマスターデータを抽出する
4. ①～➂のデータをExcelに更新後、SharePointにアップロードしPower BIにデータを取り込む

改善後の業務フローを見ていただきますと、一番インパクト大きいのは３部署で行っている業務がすべてRPAにお任せできたことでしょう。RPAに一括にお任せできたことからどんなメリットを得られるのか、次の章でご説明いたします。

RPA自動化の導入メリット

今まで複数の部署にわたってデータのやり取りを行い、何日もかかってやっとできた資料が、RPAの自動化によって、こんなメリットが得られました。

1. 部署間の連絡が不要になり業務の時間短縮につながった
2. 各部署の担当者不在などによる業務が滞ることを避けられる

実際、上記紹介した事例では、1週間にわたって作成したグラフ資料が、RPAが1時間で完成できました。システムに登録した様々なデータを一か所に集約され、ユーザー様がほぼリアルタイムで全体像が見られるようになりました。
また、今回の事例では弊社が開発から保守まで担当させていただいたため、開発に当たって複数部署との調整、要件整理も弊社が一貫して行いました。
部門を横断する自動化ロボットの開発は調整の手間がかかるとの理由で敬遠されがちですが、コミュニケーションコストの削減などむしろ効果が大きくなるケースも多く存在します。RPAの活用による業務効率化についてもっと知りたい方は是非、以下よりお問い合わせください。