条件分岐が多く複雑な業務のRPA自動化のポイント

RPAで業務の自動化を検討する際、業務複雑性が高いものを自動化することに躊躇している業務はありませんか？
確かに条件が整理されていない、ブラックボックス化されている業務をRPA自動化するには比較的に難易度が高いです。

ただ、条件が複雑に入り混じる業務ほど、作業工数が多く、いわゆる削減効果が高いメリットがありますので、このような業務を自動化するポイントを押さえておくのも大事になってきます。 今回は私が実際に参画した自動化のプロジェクトで、システムの登録条件が煩雑で整理されていない業務を自動化に成功した事例を踏まえて、条件が複雑な業務の自動化のポイントをご説明します。

条件が整理されていない業務の自動化の課題

業務が複雑で自動化しづらい理由は大きく分けて2つあります。

1. 業務の手順が明確に整理されていない
2. 担当者の「経験」で判断する要素が多い

RPAを使うためには具体的な手順と明確な判断条件を設定する必要があります。上記のようなルールが整理されていない理由があると、業務が複雑に見えて自動化を進めることが難しくなります。

「そもそも業務の手順を明確に整理するとはどういうことなのか？」
「担当者が作業した手順をすべて記録して、RPAに教えればいいのか？」
「すべての分岐条件を網羅できているのかがわからない・・・」

そう感じていらっしゃる方も多いではないでしょうか？

担当者の作業手順をそのままRPAで設定する場合もありますが、多くの場合は、RPAの観点から「作業の最短ルート」を見つけてから、RPAに設定するのが一般的です。

なぜなら、担当者の作業手順は必ずしもRPAの動きに適しているわけではないからです。

どんな業務でも共通となりますが、自動化する前に現在の作業手順をすべて記録した上で、以下の3つの観点から業務フローを見直し、シンプルな設計を行うのが大事です。

1. 分岐条件の分岐先がすべて揃っているのか
2. 重複している作業内容はないか
3. RPAの特徴に合わせて作業の手順を見直す箇所があるのか

この3つの観点で業務の手順を明確にしたうえで、たくさんある条件をどのように整理するのか、次のフェーズでご紹介いたします。

分岐条件が整理されていない煩雑な業務のRPA自動化のポイントとは？

分岐条件が多ければ多いほど、抜け漏れを防ぐためにすべて書き出して、可視化したほうがいいです。分岐条件の可視化をすることによって、すべての条件を網羅しているかを目視で確認することができます。

次に、同じ条件を何回も確認していないかを探します。人間が作業する場合、人間がやりやすいように手順を組んで処理しているため、脳内で勝手に分岐条件を判断しているところがあります。RPA化する際に、人間の作業手順をそのまま設定するのではなく、無駄なく、重複なく、効率よく作業する流れを検討するのが大事になります。

RPA設計を検討するポイント

1. やらなくてもいい作業はやめる
2. 重複している処理はまとめる
3. 作業する導線を最短化にする

このように、煩雑な分岐条件を可視化にするうえで、作業手順を見直すことによって、RPAの設計をより簡単にすることができます。設計がシンプルにすることで、ロボットが肥大になることを防ぐことができます。

次のフェーズでは、分岐条件をマスタシートExcelに書き出したうえで、ロボットの中で活用する自動化事例をご紹介いたします。

煩雑な条件を可視化にしたRPA自動化事例

私がこれまで自動化に携わってきた開発案件の中で、条件を可視化させて自動化に成功した事例をご紹介します。

「分岐条件の可視化とはなんなのか？」
「具体的にどのように管理すればいいのか？」
「可視化した分岐条件をどのように使われるのか？」

今回は私が関わったRPA自動化事例と共にご紹介させていただきます。

自動化の対象業務

Excelから広告動画情報を取得し、作成・編集した広告動画を配信管理システム（e-Signage）に登録する

RPA自動化の課題

配信データの格納先に規則性がない
※関連部署が50以上あり、広告動画データは約600個あるが、格納先は部署・個人依存のため、統一されていないです。

課題の解決方法

配信データの格納先を統一し、格納先の指示をExcelで一括管理する

具体的には、以下3点を実施しました。

1. 配信データの格納先を1か所にまとめて、フォルダ構成のルールを統一する
2. すべての配信データをリストアップし、Excelマスタファイルにまとめる
3. 格納先の判断条件をExcelマスタファイルに記載する

そうすることによって、以下3点のメリットを得られます。

1. 格納先が不明な野良配信コンテンツを無くせる
2. 格納先の判断条件を抜け漏れなく、目視で確認できる
3. 判断条件が変更される場合、Excelマスタファイルを修正するだけで、ロボットを改修する必要がない

＜マスタファイルのイメージ資料＞

RPAの処理手順イメージ

1. G列のRPA処理対象のセルに「〇」が入っているか確認する
2. 「〇」が入っている場合は、配信コンテンツの格納先は以下のルールで構成される
   「広告動画格納先ルートパス」+「部門（階層①）」+「部署・管轄（階層②）」+「広告動画格納フォルダ（階層③）」
3. RPA処理対象の格納先内にある配信データの数がD列に記載されたファイル数と一致するかを確認する
4. 配信データの数とファイル数が一致する場合は、格納先内の配信データを配信管理システム（e-Signage）にアップロードする

今回ご紹介させていただいたのは一例であり、処理データ量が多い、分岐条件が多い、一見自動化できなさそうな業務でも、工夫して整理することによって、シンプルな設計で自動化することができたりします。

弊社では様々なお客様の業務をRPA自動化する支援をさせていただいております。本当は自動化したい、作業自体は単純だけど、条件や手順を整理しきれなくて諦めている業務がありましたら、一度ご相談してみてください。内容をヒアリングしたうえで、自動化の可能性をご提案させていただければと思います。