RPAツールで業務自動化する際ExcelファイルかCSVファイルどちらを使用する方が良いのか？

RPAツールで使用する際ExcelファイルとCSVファイルの違い

Excelで開いた際に同じように見えるデータでも、 RPAツールで自動化を行う際にはExcelファイルとCSVファイルでは大きくエラー発生率がことなることがあります。CSVファイルはExcelファイルよりエラーが発生にくいのでしょうか。

Excelではセル、データに書式情報など操作するアクション、関数などの1つのファイルに、膨大な情報をまとめているため、ロボットを作成する際にはどの情報を扱うのかを確認する必要があり、画面上では同じように見えていても、格納されている形式の不一致等によりエラーが発生する可能性があります。

CSVの場合はセルではなくカンマ(,)で区切られており、Excelのような階層的なデータではなくテキストデータのため、エラーが起りにくく、CSV形式でロボットを作成する事に適しています。

しかし操作するアクションの差があるとはいえ、RPAの操作には専門的な知識が無くても簡単に2つのファイルを同時に運用することができます。

CSVファイルを使用する際の各種RPAツールの機能

RPAツールは数多く存在しているため、代表的なRPAツールを幾つか紹介いたします。その中でExcelファイルとCSVファイルがどのように操作するのかを下記の表にまとめました。

世界中で高いシェアを誇るExcelなので、大半のRPAツールは対応しています。 Automation Anywhere、Ui Pathは自分のローカルファイルでRPAのロボットを動かすことができる点が強く、BizRoboはじめ一部ツールはブラウザ上で操作します。大きな違いは無いですがブラウザでExcelを操作する場合CSVファイルをブラウザに読み込む必要があるためインターネットの状況によっては読み込みの不具合が発生しやすくなる点があります。よりエラーをケアしたい場合はAutomation AnywhereやUi Pathなどエンタープライズユーザーにも対応したツールが良いかも知れません。

RPAツールによるExcelファイルとCSVファイルの導入ケース

事例：システムから出力した社員の勤怠データを社員番号順に並び変えて報告レポートを作成する

1. システムから社員の勤怠データのCSVファイルを出力する
2. バックグラウンドで各CSVファイルを開いて読み取る
3. 読み取ったCSVファイルのデータテーブルをマージする
4. 社員番号順で並び替え、テーブル内で不要な項目を削除する
5. データテーブルで修正完了のデータを報告用Excelに書き出す
6. 報告用Excelのレポートを作成する

このような主な一連の流れがRPAによって自動化することができます。

RPAでのExcelファイルとCSVファイルの使い分け

データの変換や単純なデータの処理に関してはCSVファイルを使用していただき、Excelファイルに関してはCSVファイルのテキストを読み込んだデータから加工すると形がよろしいかもしれません。

それはRPAツールにはExcelファイルに対しての操作が多くありますが、CSVファイルにはExcelファイルに対しての操作ほど多くないため、Excelのような階層的なデータの構造をRPAで作成させるのは非常に難しいからです。

自分たちが行っている業務がRPAで自動化できるのか、自動化することで費用対効果が得られるのか、詳しくはご案内いたしますので、以下よりお問い合わせください。