RPA導入効果が大きいOutlookメール送受信業務の自動化。それはなぜ？

RPA導入で業務時間削減効果が大きいけど見過ごされがちなソフトウェアって何でしょう？

答えはいくつかありますが、その中の1つがOutlookメールです。

週次の業務報告、日時のアラートメールなどの定型のメール送信はRPAが効果を出しやすい業務です。今日はそのOutlookメールの送受信業務をRPAツールの活用で抜け漏れ無く、事故無く業務効率を向上させるポイントをお伝えします。

Outlookのメール送受信、まだ手作業で行ってますか！？

この記事を読んでいる方は、Outlookの作業を自動化したいと思っているけど、どのように自動化が出来るのかが分からずに悩んでいるのではないでしょうか？

以下、１つでも当てはまりましたら、ぜひRPA自動化を検討してみてください！

1. 定期的に特定の宛先にメールを送信する
2. 特定の各宛先にそれぞれファイルを添付して送信する
3. 特定の日時に、特定の宛先・件名の受信メールをチェックする
4. 添付ファイル付きのメールを受信し、指定のフォルダに振り分けて保存する

RPA自動化で出来るメール送受信業務事例

上記①～④は、当社が今までRPA自動化で改善してきた内容です。
さらに業務例についてご説明させていただきます。

事例１：加工処理したExcelフイルを転記し、各取引先宛に添付ファイルを送信する

1. 数社の取引先データが入った１つのExcelファイルを加工処理する
2. 取引先ごとにExcelを新規作成し、加工処理したExcel内容を転記する
3. 転記したExcelファイルをメールに添付し、取引先ごとに担当者にメールを送信する

事例２：数社の取引先から受信したメールの振り分け処理

1. Outlookの特定フォルダーに受信したメールの宛先・件名を判別する
2. メールに添付ファイルがあった場合は、指定フォルダーにファイルを保存する
3. ファイル保存処理が完了したら、Outlookの特定フォルダーから完了フォルダーへ移動し、処理が完了した旨を担当者にメール送信する

メール送受信業務のRPA自動化によるメリット

• 365日24時間稼働できる
• 処理漏れなどによる人員的ミスの軽減
• 属人化や人材不足の担い手になる

RPA自動化は、メール送受信だけではなく他にも自動化できることがあります！
貴社の業務がRPAの活用でどれくらい削減できるか知りたい方は是非、以下よりお問い合わせください。