Microsoft Accessを使用した業務の自動化進めませんか？

レガシーITシステムの代表ともいえるMicrosoft Accessは今も現役で多くの企業の業務で活躍しています。しかし、Microsoft Accessを使用した業務は「長年使用されており仕様がわからず、改修ができない」、「将来的にシステムの切り替えを検討している」などの理由で自動化の優先度が低くなりがちです。

現状ただMicrosoft Accessのみで完結するという業務は少なく、別の作業を含めて一連の業務としている場合が多いのではないでしょうか。そういったMicrosoft Accessと連動した業務も含めて自動化の優先度を下げてしまうのは勿体ないです。

そのため今回は、Microsoft Accessを使用した業務の自動化事例を踏まえ、いち早く自動化を進めるべき理由をご説明いたします。

Microsoft Accessを使用した業務の自動化事例

私共の経験上、Microsoft Accessを使用した業務はこのルーチン業務に当てはまる場合が多いです。

ここで実際に自動化した業務事例をもとにご説明いたします。 早速ですが、まずは私が実際に参画したプロジェクトで、Microsoft Accessを使った業務の自動化案件をご紹介させていただきます。

【事例】
Microsoft Accessから出力したデータから請求書を作成する

【処理工程】

1. Microsoft Accessを起動してデータを出力
2. 請求書フォーマットをコピーして新規請求書を作成
3. ２で作成した請求書に１で出力したデータを転記
4. 作成した請求書を指定フォルダに保存

今回の事例のように、処理手順の中でMicrosoft Accessを使っている部分は処理工程の１のみであり、どちらかというと、作業に時間がかかるのが処理工程２～４になる業務は、いち早く自動化すべきかと思います。

なぜMicrosoft AccessのようなレガシーITシステムの業務をいち早く自動化すべきなのか

Microsoft Accessのようなレガシーシステムに関わる業務の自動化の優先順位が低い理由としては、以下2点が考えられます。

1. システム変更の可能性がある
2. システム変更後のRPA改修に工数がかかる

ただし、上記の自動化事例を例にすると、今すぐ自動化しても以下のメリットがあります。

1. システムが変更される前と後でもRPAを使うことができる
2. RPAの改修は上記処理工程「1．Microsoft Accessを起動してデータを出力」のみとなり、改修工数がそこまでかからない

よって、今まで後回しされている業務も今一度優先順位を見直していただくことがお勧めです。

将来的にシステムの切り替えをご検討されている場合でも自動化は進めましょう

システムの切り替えを待たずに早い段階で業務自動化を行うことで、新しいシステムの準備期間中にもコスト削減効果を得ることができます。

また、RPAの改修においても業務フローに大きな変更がなければMicrosoft Accessを操作している部分を新しいシステムの操作に変更するだけで済みます。少ない工数でRPAを改修できることから、新しいシステムの準備期間中のコスト削減効果で改修コストを賄えるケースもあります。

今自分たちがやっている業務を自動化するのに、どのように優先順位を決めればいいのか、Microsoft AccessのようなレガシーITシステムを使用した業務を自動化するにあたってどれぐらいのコスト削減効果を得られるのかなど、もっと詳しくお話を聞きたい方、ぜひ弊社までご相談ください。