EDIシステムによる受発注業務をRPAで自動化！

これまでFAXや電話中心だった受発注業務の大半はEDIシステムの登場で業務が大いに効率化されました。しかし、EDIシステムの処理手順は決まっていますが、処理の工程が多いため、時間がかかるうえ、ヒューマンエラーも起こりやすいです。

この課題の解決策としてRPAによる業務自動化が挙げられます。RPAは設定した処理を正確、かつ高速に実施してくれるシステムであることから、安定して業務を実施することができます。

今回はEDIシステムを使用した業務を脱属人化させ、誰でもミスなく効率的にオペレーションさせるRPAを用いた業務自動化のポイントをご説明します。

EDIシステムによる受発注業務はRPA自動化のメリットを受けやすい業務

RPAによる自動化のメリットが大きい業務の特徴は以下の通りです。

1. 定期業務
   決まった日時に・頻度で実施する作業はスケジュール実行することで、従業員の繁忙や急な欠勤等に影響されずに処理できるため自動化のメリットが大きいです。
2. 単純業務
   ルールが明確かつ単純で繰り返しの作業は自動化しやすいケースが多いため開発コストに対する削減効果が出易くメリットを享受しやすいです。
3. 業務時間外の業務
   深夜、早朝、祝日などに実施しなければいけない作業はスケジュール実行をすることで従業員の負担を減らすことができると同時に割増賃金等のコスト面でもメリットがあります。

EDIシステムを使用する業務には、上記に当てはまる業務が多くあり、RPAによる業務自動化のメリットを享受しやすい業務といえます。

RPAで自動化したEDIシステムと業務事例

私が対応したEDIシステムによる受発注業務の事例をご紹介します。

こちらの事例では、毎日１人体制で何回かに分けて実施している業務を、RPAツールを使って自動化することで、担当者の作業とミスによるストレスを減らすことを成功しました。

【業務事例】
EDIシステムの「スマクラ」からの受注処理

【処理手順】

1. 「スマクラ」にログイン
2. 受注データを抽出してダウンロード
3. 受注内容の確定を処理
4. 納品書を印刷
5. 「スマクラ」をログアウト
6. 基幹システムに受注内容を登録
7. 処理結果を担当者にメール送信

上記自動化によって、2～4と6のヒューマンエラーが起こりやすい作業をRPAに任せることができました。担当者は7の処理結果を確認することだけで、該当業務を完了することができました。

具体的な削減効果が出た事例ご紹介いたします。

EDIによる受発注業務をRPAで自動化することで得られる効果

上記に挙げたRPAによる自動化の事例や効果はほんの一部です。EDIシステムに関連する業務をどのように自動化するのか、自動化するときの注意点など、もっと知りたい方はぜひ弊社までご相談ください。