SharePoint×API経由のRPA自動化

SharePointを含む業務のRPA化はいくつかの方法があります。SharePointをAPI経由で使用する方法と、なぜAPIが使われる事が多いのか？その理由も併せてお伝えさせていただきます。

1 APIとは
2 API経由のSharePoint自動化事例
3 SharePoint×API経由のデメリット
4 リスクを避けつつSharePointを自動化するには？

APIとは

APIとは、アプリケーション同士をつなぐ窓口のようなもの

APIは「Application Programming Interface」の略です。

ソフトウェアやアプリケーションなどの一部を外部に向けて公開することにより、第三者が開発したソフトウェアと機能を共有できるようにしてくれるものです。

API経由のSharePoint自動化事例

SharePointからAPI経由を使った自動化事例を紹介します。

SharePointのファイルを自動化に使う際に、一般的にはSharePointと同じ階層のOneDriveまたはローカルフォルダに対して、API経由でファイルのアップロード・ダウンロード処理を行います。

なぜAPI経由にするのか？
理由としては、RPAで作成したロボットがSharePoint上のファイルなどを直接処理すると、処理が不安定で、エラーを起こしやすいからです。
よって、SharePoint上のファイルを直接操作することではなく、バックグラウンドでSharePointのフォルダやファイルを一度OneDriveまたはローカルフォルダに移行させてから、ロボットで対象フォルダやファイルを処理するほうが、比較的にロボットの動きが安定します。
これはAutomation AnywhereやUi Path、BizRobo!など、どのRPAツールを使用しても同様なので、SharePoint利用のRPAツールでの自動化では、エンジニアが良く使う方法です。

具体的には下記手順をRPAツールで設定します。

SharePointからAPI経由でファイルなどをOneDriveにダウンロード
OneDrive上でフォルダやファイルを操作
操作したフォルダやファイルをSharePoint上にアップロード

SharePoint×API経由のデメリット

実はSharePoint×API経由の自動化は向いていない？

API経由の方法での自動化はよく使われますが、実はデメリットがあるのはご存知でしょうか？我々が支援しているお客様の中で、SharePointのファイルなどをAPI経由でロボットを運用する際に、以下の事象が発生しました。

API経由でSharePointへのログインに時間がかかる
ネットワークなどの影響にもよるものですが、ログインするのに3～10分かかったことにより、RPAの処理時間に影響を与えました。
SharePoint⇔ローカルの同期に時間がかかり、ロボットが異常終了
過去にローカルフォルダからSharePointにファイル3つをアップロードするのに、30分以上かかっても完了せず、ロボットのタイムアウト時間を超えて、異常終了されました。

ネットワークの見直す必要がある場合もありますが、API経由のリスクを避けた、別の自動化方法もご紹介いたします。