RPAで経費精算業務を自動化しましょう！

この記事を読んでいる方は、毎月の交通費精算や経費精算などの繰り返しの申請処理をもっと効率よくできないかなと感じていませんか？

今回はRPAを利用した経費精算業務の自動化について紹介します！

経費精算業務はRPAによる自動化に向いている？

経費精算業務は一定のルールに沿って処理するルーティンワークが多くなりがちです。

経費精算業務が多く発生する企業では経費精算システムを導入して業務の効率化を図られていると思いますが、さらにそのプロセスをRPAによる自動化することで更に業務の効率化を進めることができます。

実際にどのような形でRPAを利用して業務効率化につなげるのか、今回は私が対応した「楽々精算」を利用した業務プロセスの自動化の事例をご紹介させていただきます。

「楽楽精算」とは、TVCMでもおなじみの株式会社ラクスが提供する67,000社以上がご契約（※2023年3月末時点）しているクラウド型経費精算システムです。交通費や出張費など、様々な精算の申請から承認までの一連の流れを電子化することによって業務効率化を実現できるサービスとなっています。

経費精算申請処理などの単純作業はどんどん自動化しましょう！

事例1：毎月の交通費を一括で楽楽精算へ申請する

1. Excelの交通費マスタから交通費申請に必要な値を取得する
2. ①で取得した値を楽楽精算へ一括登録、申請を行う
3. 申請が完了したら担当者へ完了メールを送信する

事例2：毎月の出張費を楽楽精算へ申請する

1. Excelの出張費マスタから出張費申請に必要な値を取得する
2. 楽楽精算の出張費申請画面へ①で取得した値を登録・申請して、承認者へ申請依頼メールを送信する
3. 承認者は登録内容を基に申請/却下ボタンをクリックして、出張費マスタに承認結果のフラグを立てる
4. ③で却下だった場合は、マスタを修正して再度登録を行う

事例3：申請内容重複チェック

1. 楽楽精算の申請情報一覧から申請者や申請日、交通機関などを取得する
2. Excelマスタの情報と①の取得内容を比較して、一致している場合は確認フラグが立っているかを確認する
3. 確認フラグが立っていない場合はフラグを立て、すでにフラグが立っている場合は、重複として重複フラグを立てる
4. 重複フラグが立っている申請情報を申請者にメールで送信する

楽々精算を自動化する際の注意点とよくあるエラー

フォーマットの変更やマスタの記載は要注意！

1. ロボット運用後に楽楽申請のフォーマットを変更する際は要注意！
   楽楽精算は申請フォームなどを自由にカスタマイズすることが出来るので、用途に合わせて作成をすることが出来ます。
   しかし、ロボットは一度教えたフォーマットでしか実行ができないため、途中でフォーマットが変更になってしまうと、ロボットで正しく入力をすることが出来ません。
   よって、楽楽精算のフォーマット修正と自動化ロボット修正は必ずセットで行いましょう。
2. 人による申請情報マスタなどへの記載ミスによってエラーが発生
   先程紹介したフォーマット変更によるエラーに加え、よく発生するエラーが、人によるマスタなどへの申請情報等の記載ミスです。
   ロボットはマスタに記載されている内容を基に楽楽精算へ申請を行うため、記載ミスがあった場合はそのまま申請を行ってしまいます。
   マスタなどを使用して楽楽精算への申請等を自動化する際は、記載ミスがないよう注意をしましょう。

【導入事例】楽楽精算業務を自動化で削減された業務時間は何時間？

今回は、私が担当していたホテルグループのお客様の楽楽精算業務の自動化実績をご紹介したいます。

【業務概要】
　ホテル別／本社の部門別に集計資料を作成する
　作業タイミング：日中の営業時間内
　ホテル数と部門数合計：40個
　作業人数：4人
　作業時間：月間約120時間（年間約1440時間）

【自動化実績】
　RPA：ホテル別／本社の部門別に集計資料を作成する
　実行タイミング：夜間
　担当者：RPAで作成した成果物を確認する
　作業人数：1人
　作業時間：月間約20時間（年間約240時間）

上記結果の通り、毎月120時間4人体制でやっている業務が、毎月20時間1人体制で完了できるように、業務が改善されました。年間の削減効果はおよそ1200時間になりました。

楽楽精算システムをはじめ、精算システムを使った精算業務は、手順が決まったものの、操作する手間と時間がかかる場合が多いです。そのような業務は一番削減効果が出やすいので、まだ自動化されていない煩雑な業務があれば、ぜひご相談ください。自動化可否、自動化する際のスケジュール感など、内容に合わせてご提案させていただきます。以下のフォームよりお気軽にお問合せください。